Eerste keer declareren/factureren

Instellingen controleren
Voordat je voor de 1e keer gaat declareren dienen er een aantal zaken gecontroleerd te worden.

  1. AGBcodes controleren
  2. Bankrekeningnummer controleren
  3. Updaten Evry naar de laatste versie
  4. Tarieven verzekeraars synchroniseren
  1. AGBcodes controleren
    • Ga naar “stamgegevens”, “globalen”.
    • Vul bij Praktijk_AGB_praktijkcode de praktijkAGBcode in.
    • Vul bij Praktijk_AGB_zorgverlenerscode de zorgverlenersAGBcode in van de persoon die de contracten heeft gesloten met de zorgverzekeraars.
    • Ga naar “stamgegevens”, “gebruikers”.
    • Vul bij “AGBcode zorgverlener” de zorgverlenersAGBcode in.
  2. Bankrekeningnummer controleren
    • Ga naar “stamgegevens”, “globalen”.
    • Vul bij Factuur_Rekeningnummer het IBAN rekeningnummer in.
    • Vul bij Factuur_TenNameVan de naam in die hoort bij het rekeningnummer.
  3. Updaten Evry naar de laatste versie
    • Ga naar “Extra”, “Internet update” en update Evry naar de nieuwste versie.
    • Start hierna Evry opnieuw op.
    • Indien er meerdere medewerkers zijn ingelogd in Evry kan Evry niet worden geüpdate.
    • Zorg ervoor dat er niemand is ingelogd als je Evry wil updaten.
  4. Tarieven verzekeraars synchroniseren
    • Ga naar “stamgegevens”, “verzekeraars”.
    • Druk op “Synchroniseer de tarieven/voorwaarden”
    • Start hierna Evry nogmaals opnieuw op.

Declaraties controleren
Klik aan de linkerkant bij “onderdeel” op “Financieel”.
Klik op het tabblad “declaraties”.
Bovenaan staan 3 knoppen: “declaratie wizard”, “controle scherm”, “Bulk COV”
Het beste is het om van rechts naar links de knoppen te gebruiken.

Gebruik de knop “Bulk COV” om ervoor te zorgen dat declaratie bij de juiste zorgverzekeraar terecht komt.
Klik hierna op “Ververs” om een overzicht te genereren van cliënten waar je een COV check op kan doen.
Komt er geen lijst met cliënten, dan hoef je geen COV check te doen, ga dan verder naar het controlescherm.

Vink het vakje “direct handmatige eventuele verschillen in persoonsgegevens oplossen” aan. Mocht er een verschil zijn bij het doen van een COV check (bijv een client is overgestapt van verzekeraar), dan krijg je zodra er een verschil is een apart schermpje waarmee je gemakkelijk dit corrigeren dankzij de aangevinkte optie “direct handmatige eventuele verschillen in persoonsgegevens oplossen”

Gebruik de knop “Controle scherm” om te controleren of er geen “fouten” in een declaratie zitten.
Druk op de knop “ververs” om een overzicht te krijgen van consulten die nog fouten bevatten en nog niet gedeclareerd kunnen worden.
Voordat deze consulten gedeclareerd kunnen worden dienen deze fouten eerst opgelost te worden.
Krijg je geen melding in beeld, dan zijn er geen fouten en kan je hierna de declaratiewizard starten.

Declareren/factureren.
Klik op de knop “declaratie wizard starten” om de declaratiewizard te starten.
De declaratiewizard toont nu alle consulten en artikelen die gedeclareerd/gefactureerd kunnen worden.

Bovenaan kan je de keuze maken tussen zelf declareren, factoring bedrijf en factoring bedrijf (geen BSN meesturen).
Indien je gebruik maakt van een factoring bedrijf kan je dit hier aangeven.
Evry gaat dan de declaraties niet zelf versturen naar de verzekeraars, maar maakt één bestand aan welke je zelf dient aan te leveren bij het factoring bedrijf.
Door op de knop “Filter opties tonen” te klikken kan er uitgebreid worden gefilterd.
Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om alleen consulten/artikelen die in een bepaalde periode liggen te declareren/factureren.
Hiervoor dient het veld “Alleen vanaf datum” en “Alleen voor datum” gevuld te worden.
Bijvoorbeeld: Om de maand mei van 2021 te selecteren dient er te worden ingevoerd bij “Alleen vanaf datum” 01-05-2021 en bij “Alleen voor datum” 01-06-2021 en niet 31-05-2021.
Druk hierna op de knop “filters toepassen” om daadwerkelijk te filteren.
Het is daarnaast mogelijk om meerdere filters tegelijk te gebruiken.
Vergeet niet op de knop “filters toepassen” te klikken om de filters daadwerkelijk toe te passen voor je verder gaat.
Om verder te gaan klik je op doorgaan en volg je de stappen in de declaratiewizard.

Versturen van declaraties naar cliënt.
Nadat de declaratiewizard is afgerond dienen de declaraties en facturen nog te worden verstuurd naar de cliënt/verzekeraar/ketenzorg/factoringbedrijf.

  • Klik op “Financieel”, “declaraties”.
  • Klik op het blauw omcirkelde “Cliënten”.
  • Onderaan verschijnen nu 2 knoppen “Facturen mailen”, “Facturen printen”.
  • Hiermee kan je de cliënt facturen mailen of printen.

Facturen mailen

  • Klik op de knop “facturen mailen”.
  • Evry toont nu een overzicht van alle cliënt declaraties.
  • Kies bij de optie “Te gebruiken sjabloon bestand” een sjabloon naar keuze.
  • Druk hierna eventueel op de knop “toon voorbeeld” om de rekening te zien zoals de cliënt deze ontvangt.

Als je klikt op de knop “Mail de bestanden” worden de cliënten die in het overzicht staan en en e-mailadres hebben gemaild.
Het is mogelijk om alleen bepaalde cliënten de rekening te mailen.
Vul hiervoor linksboven het cliënt nummer in.
Evry toont nu alleen de cliëntfacturen van het desbetreffende cliëntnummer.
Druk op de knop “mail de bestanden” om de facturen te mailen.
Let op: het blauwe balkje kan je niet gebruiken om een cliënt te selecteren.
Wanneer je met het blauwe balkje een cliënt selecteert en op “mail de bestanden” klikt worden alle cliënten in overzicht gemaild.

Facturen printen

  • Klik op de knop “facturen printen”.
  • Evry toont nu een overzicht van alle cliënt declaraties.
  • Kies bij de optie “Te gebruiken sjabloon bestand” een sjabloon naar keuze.
  • Druk hierna eventueel op de knop “toon voorbeeld” om de rekening te zien zoals de cliënt deze ontvangt.

Als je klikt op de knop “Print de bestanden” worden de cliënten die in het overzicht staan en en e-mailadres hebben gemaild.
Het is mogelijk om alleen bepaalde cliënten de rekening te mailen.
Vul hiervoor linksboven het cliënt nummer in.
Evry toont nu alleen de cliëntfacturen van het desbetreffende cliëntnummer.
Druk op de knop “mail de bestanden” om de facturen te mailen.
Let op: het blauwe balkje kan je niet gebruiken om een cliënt te selecteren.
Wanneer je met het blauwe balkje een cliënt selecteert en op “Print de bestanden” klikt worden alle cliënten in overzicht geprint.

Versturen van declaraties naar Vecozo/verzekeraar.
Nadat de declaratiewizard is afgerond dienen de declaraties nog te worden verzonden naar de verzekeraar.

  • Klik op “Financieel”, “declaraties”.
  • Klik op het rood omcirkelde “Verzekeraars”.

De nog niet ingediende declaraties hebben een rood vlak.

  • Druk op de knop “Dien alle nog niet ingediende declaraties in”

Evry geeft nu een melding of je het zeker weet dat je wilt indien, druk op OK.
De declaraties worden nu verzonden naar Vecozo.
Vecozo gaat de declaraties bekijken of er geen technische fouten inzitten.
Dit controleren duurt enkele seconden.
Hierna worden de declaraties door Vecozo automatisch doorgestuurd naar de verzekeraar.
Evry geeft nu de melding of je gelijk retourinformatie wilt ophalen.
Bevestig dit met ja.
Klik op de knop “retourinformatie ophalen” om nogmaals de retourinformatie op te halen.
Het kan zijn dat Vecozo een declaratie heeft afgekeurd, indien dit het geval is wordt dit vermeld bij de declaratie.

Versturen van declaraties naar ketenzorg/verzameldebiteur.
Nadat de declaratiewizard is afgerond dient in Evry in de declaratiebestanden voor de ketenzorg/verzameldebiteur te worden aangemaakt en te worden aangeleverd.

  • Klik op “Financieel”, “declaraties”.
  • Klik op het groen omcirkelde “Verzameldebiteuren”.

Evry toont nu een overzicht van alle declaraties.

  • Klik op een declaratie.
  • Klik op de knop “Maak declaratiebestand(en) aan”

Er kan nu worden aangeven wat voor soort declaratiebestanden er gewenst zijn en eventueel welk sjabloon Evry dient te gebruiken voor het aanmaken van de declaratiebestanden.

  • Druk hierna op “OK” om de bestanden aan te maken.

Evry toont nu de map waar de bestanden zich bevinden.

Vervolgens dien je de bestanden aan te leveren aan de ketenzorgpartij.
Hoe dit precies gaat is afhankelijk van hoe de ketenzorgpartij de bestanden wenst te ontvangen.

Versturen van declaraties naar een factoring bedrijf.
Nadat de declaratiewizard is afgerond dient het declaratiebestand dat Evry heeft aangemaakt te worden aangeleverd aan het factoringbedrijf.

  • Klik op “Financieel”, “declaraties”.
  • Klik op het paars omcirkelde “Factoring”.
  • Klik op “Toon map met declaratiebestanden”

Evry toont nu een map met alle declaratiebestanden.
Deze kunnen nu worden aangeleverd aan het factoringbedrijf
Hoe dit dit aanleveren gaat is afhankelijk van het factoringbedrijf.
Hiervoor kan je het beste contact opnemen met het factoringbedrijf.

Print